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O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, em âmbito federal, estadual ou municipal? 

O prazo é vinculado ao prazo de prescrição ou decadência do direito de a administração pública constituir o crédito tributário.

No artigo 173 da Lei n° 5.172/1966 (CTN), é definido o prazo de decadência:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Já no artigo 174 da mesma lei, a ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em 5 (cinco) anos, contados da data da sua constituição definitiva.

Parágrafo único. A prescrição se interrompe:

I - pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal;

II - pelo protesto judicial;

III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor;

IV - por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.

O artigo 95 do CTN determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações que se refiram, ou seja, por esse dispositivo o prazo de guarda de documentos segue o prazo da prescrição dos tributos.

O artigo 264 do RIR/99 esclarece que a pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, livros, documentos e os papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou questões que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

O direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, tendo em vista o artigo 173 do CTN.

Consoante o artigo 205 do Código Civil, a prescrição ocorre em 10 anos, quando a lei não estabelecer prazo menor.

O prazo prescricional de 5 anos é contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, sendo aplicado tanto para pessoa jurídica como para pessoa física. Art. 264 do RIR/1999 e art. 173 do CTN.

Observamos ainda que o artigo 37 da Lei n° 9.430/1996 estabelece que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

Abaixo demonstramos a tabela resumo dos principais prazos: