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Muitos escritórios trabalham de maneira digital os documentos de seus clientes. Nesse sentido, cabe o questionamento para confirmar se essa prática pode ocorrer.

A digitalização dos documentos contábeis e fiscais, MESMO autenticada por autoridade cartorária, NAO dispensa a conservação dos respectivos originais, até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, conforme definido em Lei n° 5.172/1966 (CTN), art. 195; Lei n° 10.406/2002, arts. 223 e 1.194 e Decreto-Lei n° 486/1969, art. 4°.

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A Lei n° 13.874/2019 e o pronunciamento da Receita Federal do Brasil através do ADI RFB n° 04/2019 trazem novas disposições acerca da forma de armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal e os documentos comprobatórios dos lançamentos neles efetuados, de modo a considerar que tais documentos poderão ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em substituição a manutenção dos originais em papel, garantindo de qualquer forma o mesmo valor probatório para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização.

Antes mesmo de destruir qualquer documento original, consulte o seu contador, pois não é indicado a destruição de documentos de valor histórico ou documento que a preservação é sujeita a legislação específica

Cabe ainda destacar que a Lei estabelece forma de como os documentos devem ser digitalizados.

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